專案經理新鮮人一定要熟悉的圖表運用、軟體工具
專案經理新人應該要熟悉、掌握哪些圖表運用、軟體工具呢？本文介紹三種專案管理輔助圖表用法：甘特圖、心智圖、工作分解結構圖，以及常用需熟悉的辦公室文書軟體。
1910年亨利‧甘特（Henry Gantt）提出了用於專案時程管理的「甘特圖(Gantt Chart)」，是一種條狀圖，通常以橫軸代表時間；縱軸代表各專案任務項目，會依照執行先後順序排序；圖表中央代表各任務項目預計耗費的時間。專案進行前，繪製甘特圖能幫助釐清所有專案任務執行先後順序與可執行時間；在專案執行過程中，可供專案經理檢視各任務預計與實際的進度落差，遇延遲狀況時便能快速判斷、盡早與相關工作夥伴協調，降低專案執行風險，如下圖範例：
1970年英國心理學、腦神經科學家托尼．博贊（Tony Buzan）發明了「心智圖(Mind Map)」，原先主要用途是輔助學習、思考。爾後心智圖發展成利用一個主要關鍵詞或主要討論項目，並以此為中心進行輻射發散思考，運用關聯、階層的方式連結所有任務、項目、想法。專案管理實務上能藉由繪製心智圖幫助專案經理或團隊共同討論、縱觀專案整體、適當地拆解專案範疇、釐清項目的從屬關係，並透過來回檢視發現盲區、甚至找到更有效率的解法，如下圖範例：
↑心智圖範例，本案例以開發一創意互動數位裝置為例，列出專案所有工作項目，但尚未決定執行順序，也可藉由後續討論持續新增圖表內容(工作項目)
工作分解結構圖(Work Breakdown Structure，簡稱WBS)概念源自於美國國防部，最早在1957年由美國海軍開始導入運用。WBS能協助專案經理將專案工作項目可視化並做結構化整理，從專案目標出發把工作項目逐一拆解、分群、分解，直到無法繼續細分為止，藉由分解的方式從中釐清層級、工作從屬關係結構。簡單來說就是把一個大專案拆分成多個小專案，再把每個小專案內要執行的工作項目逐一列出，因此可透過WBS協助專案經理推估更精準的專案時程、成本、人力配置、有助降低專案風險，如下圖範例：
實務上，面對規模較龐大的專案也可將甘特圖、工作分解結構圖結合使用，有助團隊成員知道各工作項目可執行的時程，碰到突發狀況也能讓專案經理趕緊調配時程，如下圖範例：
↑甘特圖與工作分解結構圖結合範例，透過一張圖表整合工作分解結構的細項、負責人、工作時程。
心智圖、工作分解結構圖也有其他用法，例如用做設計創意發想過程、繪製組織架構、網站地圖(Sitemap)等，也可以搭配運用不同幾何圖形、箭頭來決定屬性、狀態、類型與流程。
遇到過去從未有開發經驗的專案類型，專案經理要制定工作分解結構但缺乏參考資料該怎麼辦呢？此時可借用心智圖表「發散」的特性，召集團隊共同討論、分享彼此的想法，逐一討論後再以收斂法彙整制定出本專案的WBS。
有些公司會提供專為專案經理打造的「Microsoft Project」軟體，可以快速繪製甘特圖、工作分解結構圖、預算控管、工作量分析等功能。目前網路上有不少類似「Microsoft Project」功能的平台，甚至能提供更多元、支援跨平台裝置的功能，將於下一段落繼續介紹。
認識三種常見專案管理輔助圖表：甘特圖、心智圖、工作分解結構圖
專案正式進行前， 專案經理需要制定各式管理計畫，如人力組織、工作時程、預算編列、風險控管、方法流程等，在撰寫規劃文件時可以繪製圖表協助所有專案參與者能快速溝通、幫助理解、有效地掌握份內工作任務，以下簡介三種常用的專案管理輔助圖表：甘特圖、心智圖、工作分解結構圖。專案時間管理圖表─甘特圖
1910年亨利‧甘特（Henry Gantt）提出了用於專案時程管理的「甘特圖(Gantt Chart)」，是一種條狀圖，通常以橫軸代表時間；縱軸代表各專案任務項目，會依照執行先後順序排序；圖表中央代表各任務項目預計耗費的時間。專案進行前，繪製甘特圖能幫助釐清所有專案任務執行先後順序與可執行時間；在專案執行過程中，可供專案經理檢視各任務預計與實際的進度落差，遇延遲狀況時便能快速判斷、盡早與相關工作夥伴協調，降低專案執行風險，如下圖範例：
↑甘特圖範例
專案討論、規劃建構─心智圖
1970年英國心理學、腦神經科學家托尼．博贊（Tony Buzan）發明了「心智圖(Mind Map)」，原先主要用途是輔助學習、思考。爾後心智圖發展成利用一個主要關鍵詞或主要討論項目，並以此為中心進行輻射發散思考，運用關聯、階層的方式連結所有任務、項目、想法。專案管理實務上能藉由繪製心智圖幫助專案經理或團隊共同討論、縱觀專案整體、適當地拆解專案範疇、釐清項目的從屬關係，並透過來回檢視發現盲區、甚至找到更有效率的解法，如下圖範例：
↑心智圖範例，本案例以開發一創意互動數位裝置為例，列出專案所有工作項目，但尚未決定執行順序，也可藉由後續討論持續新增圖表內容(工作項目)
分解所有工作細項、釐清層級─工作分解結構圖
工作分解結構圖(Work Breakdown Structure，簡稱WBS)概念源自於美國國防部，最早在1957年由美國海軍開始導入運用。WBS能協助專案經理將專案工作項目可視化並做結構化整理，從專案目標出發把工作項目逐一拆解、分群、分解，直到無法繼續細分為止，藉由分解的方式從中釐清層級、工作從屬關係結構。簡單來說就是把一個大專案拆分成多個小專案，再把每個小專案內要執行的工作項目逐一列出，因此可透過WBS協助專案經理推估更精準的專案時程、成本、人力配置、有助降低專案風險，如下圖範例：
↑工作分解結構圖範例，本案例以公司官網改版尋找外部合作廠商為例
甘特圖、心智圖、工作分解結構圖結合與變化運用
實務上，面對規模較龐大的專案也可將甘特圖、工作分解結構圖結合使用，有助團隊成員知道各工作項目可執行的時程，碰到突發狀況也能讓專案經理趕緊調配時程，如下圖範例：
↑甘特圖與工作分解結構圖結合範例，透過一張圖表整合工作分解結構的細項、負責人、工作時程。
心智圖、工作分解結構圖也有其他用法，例如用做設計創意發想過程、繪製組織架構、網站地圖(Sitemap)等，也可以搭配運用不同幾何圖形、箭頭來決定屬性、狀態、類型與流程。
↑利用WBS架構繪製網站地圖(Sitemap)範例
遇到過去從未有開發經驗的專案類型，專案經理要制定工作分解結構但缺乏參考資料該怎麼辦呢？此時可借用心智圖表「發散」的特性，召集團隊共同討論、分享彼此的想法，逐一討論後再以收斂法彙整制定出本專案的WBS。
專案經理常用需熟悉的辦公室文書軟體與功能概要
製作專案企劃文件、會議簡報、與同事/客戶書信溝通往來是專案經理日常工作，因此文書處理(Word/Pages)、簡報製作(PowerPoint/Keynote)、郵件處理這三類軟體是專案經理一定要熟悉的軟體，試算分析(Excel/Numbers)軟體偶爾可能會用到。以下條列筆者認為上述各類軟體新鮮人基本需掌握的功能：- ●文書處理：文字排版、版面與段落配置、表格與框線工具、項目符號、頁首及頁尾、註解工具
- ●簡報製作：母片設定、圖形與圖表繪製、動畫設定(開始時間、效果)
- ●郵件處理：白/黑名單設定、分類與待處理、約會與會議設定、簽名檔設定、自動回覆
- ●試算分析：工作表建立、通用格式、排序與篩選、尋找與選取、凍結窗格、保護工作表、插入圖表、函數與設定(可以先熟悉數學基本四則運算)
有些公司會提供專為專案經理打造的「Microsoft Project」軟體，可以快速繪製甘特圖、工作分解結構圖、預算控管、工作量分析等功能。目前網路上有不少類似「Microsoft Project」功能的平台，甚至能提供更多元、支援跨平台裝置的功能，將於下一段落繼續介紹。
為專案管理而生的線上工具平台
技術、瀏覽器效能不斷革新的今日，網路上也出現許多嶄新、功能多元整合、免費的線上工具操作平台，同時也支援跨平台存取服務，例如直接從Google雲端硬碟、Dropbox等平台讀取檔案資料。這些工具平台本身內建各式商用圖表、流程圖格式範本，能幫助專案經理快速繪製心智圖、工作分解結構圖等。因為功能十分完善、部分支援線上協作、加上雲端儲存與跨載具使用的便利性，也十分符合疫情後時代行動、遠距辦公模式需求，有些公司直接運用這些平台作為內部專案管理資訊系統，以下挑選、簡介四個線上工具平台：- ●Trello：線上版專案管理軟體，支援各式載具(電腦、行動裝置)，強調簡單、視覺化管理特色(按我另開試窗進入Trello網站)
- ●Notion：線上版筆記、日曆軟體，支援線上協作，適用於專案進行過程溝通、會議討論事項(按我另開試窗進入Notion網站)
- ●Cacoo：線上免費繪製工具平台，支援線上協作編輯功能 (按我另開試窗進入Cacoo網站)
- ●Draw.io：線上免費繪製工具平台，支援跨平台存取功能 (按我另開試窗進入 Draw.io網站)
