專案經理的專案啟動、四大工作項目與流程
專案經理如何啟動一項新的專案？整個專案進行大致會有哪些工作項目、流程？本文藉由融合管理學PDCA 戴明循環（計畫、執行、檢查、行動）說明專案經理的工作。
專案經理的工作與PDCA循環
專案經理（以下簡稱PM）的工作大致可以運用管理學內PDCA循環（PDCA Cycle）說明，這是由美國管理學家戴明（Deming）提出，因此也稱作「戴明循環」，PDCA為四個英文字母的字首、並且包含四大概念：- (1) 計畫（Plan）：開始執行專案行動前，除了釐清需求與製作內容外也要做好各種計劃，譬如專案時程、人力規劃、工作項目優先程度、設定進度檢查時間點、依照過往經驗選定最佳執行方式。
- (2) 執行（Do）：參與專案的所有工作人員遵循計畫(Plan)訂好的各種規劃，開始執行各工作項目。
- (3) 檢查（Check）：專案內每個工作項目於執行後應檢查是否有錯誤、執行品質、進度時程是否有跟上，避免影響到後續專案。
- (4) 行動（Act）：經檢查後發現的錯誤，提出相應的改進行動，如錯誤修復、訂定新的標準流程（SOP）或改正、變更檢查方式、調整人力部屬或時程，讓專案能夠繼續順暢運作、降低錯誤發生機率。針對新發現的問題可重新訂立新計畫，此時又回到計畫（Plan）的階段、開始下一個新循環。
↑PDCA循環圖
俗話說得好「萬丈高樓平地起」，一項專案能否順利進行有賴於PM事前的計畫（Plan）、執行（Do）專案品質、檢查（Check）專案進度；行動（Act）則有助於PM處理經驗累計、公司SOP改進，促進同事間彼此成長。
了解需求、專案進度計畫（Plan）
PM啟動一項專案需要取得兩項資訊：(1)製作內容與需求、(2)合約規範製作時程，有了這兩項資訊後便可開始專案執行前規劃。若PM是從業務與客戶簽訂合約後才開始接手，因少了與顧客接觸、溝通的前置作業，通常會先由業務交接專案製作內容，或與客戶直接溝通了解需求、開始培養溝通默契。遇到大型、複雜的專案，通常在簽約前業務會先召集PM、各部門同仁共同評估專案時程、技術、人力資源，以免發生錯估增加後續專案執行難度。在計畫（Plan）的階段，PM除了整理專案製作內容外、決定專案人力配置，通常會製作各式圖表幫助專案執行，以下逐一介紹常用的圖表：
★甘特圖協助專案人員掌握時間進度
藉由甘特圖（Gantt Chart）列出專案各工作項目及其製作時程、執行檢查時間，供專案所有參與人員掌握時間進度。
筆者建議各位PM在排專案時程甘特圖時，需要預留內部驗收、緩衝時程，避免臨時出狀況沒有足夠時間補救，影響客戶的觀感、甚至造成PM後續可能較難結案的窘境。此外越大型的專案，因為邏輯複雜、工作項目多、不確定性因素也多，所以非常容易有不斷修改專案時程的可能性，各位PM們一定要做好心理準備喔！
★流程圖協助快速建構專案架構、邏輯釐清
為了讓專案所有參與人員快速了解專案製作內容、需求，PM可以製作操作流程圖（Flow Chart）、樹狀圖（Tree Diagram）、魚骨圖（Fishbone Diagram）等圖表進行說明。
↑流程圖（Flow Chart）：本圖以網站會員登入判斷為例，有助於快速建立邏輯、釐清架構
PM繪製流程圖除了構思邏輯前後順序、還要建立分岔判斷，十分考驗著PM邏輯組織能力。繪製流程圖也需要善用不同圖形表達涵義，並製作圖例說明，上圖會員登入案例中總共有三種圖形：圓角長方形代表頁面、菱形代表判斷、使用者動作；橢圓形代表系統提示視窗。
★魚骨圖幫助專案團隊進行腦力激盪法（Brain Storming）、釐清因果、解決問題
您的專案團隊需要規劃解決一個棘手的問題嗎？如何避免解決A問題的同時卻忽略了B問題？這時候可以利用魚骨圖，魚骨圖又稱「因果圖」主要用途為用來發現問題、列出變因，再依照關聯特性整理而成具備條理的圖表，可幫助團隊進行腦力激盪法（Brain Storming）時有因果順序、降低遺漏機率，進而解決最終問題。
↑魚骨圖（Fishbone Diagram）：本圖以網站優化為例，列出各大項主因（社群優化、速度優化、關鍵字優化、介面優化、程式優化）、及大項內的細項。
整理製作資料、需求，開始專案執行（Do）
專案計畫完成後，接著要將各階段工作項目交辦給負責同事執行。面對負責不同工作項目的同事，PM也需要依照性質整理、提交不同的製作資料，譬如設計師需要VI視覺規範、圖騰風格等；工程師需要系統流程、規格書。此外本階段PM還可能需要處理以下狀況：- (1) 解決執行階段同事遇到的專案問題
- (2) 協助跨部門同事間、與客戶溝通
- (3) 補齊缺漏資料
- (4) 臨時修正專案規劃
- (5) 各種突發狀況
依照專案計畫、進度檢查（Check）
為了確認各工作項目是否如甘特圖、系統流程圖內規劃一致，同時避免影響後續專案進度，PM需要在預定的檢核點時間檢查、驗收專案進度與製作內容。PM平時的工作較繁瑣，若怕忘記檢核點時間，不妨使用軟體設定時間提醒吧！發現錯誤、提出解決方法、調整專案計畫，再次行動（Act）
專案各工作項目經由檢查發現問題、錯誤後，除了修復外也應提出解決方法讓專案能繼續推行、公司組織未來運作更順暢。面對不同類型的錯誤PM可採取以下行動：- (1) 工作時程評估：未來遇到類似工作內容，需提高或縮短預定工時。
- (2)人力資源評估：是否一開始規劃的人力不夠造成工作延遲？下次遇到類似工作項目評估是否增加人手。
- (3) 替換工具、方法或升級：運用新的工具、方法增加處理效率。
- (4) 改善、優化工作SOP：表示現有SOP可能遇到瓶頸，務必改善、優化、讓問題可及早發現、反應、解決。
- (5) 驗收規範、人員教育訓練：改變驗收規範降低錯誤發生機會、或對專業技術人員再次教育訓練維持素質。
找出問題解決方式後便立即開始新的行動，或者重回到規劃（Plan）階段、開始下一個PDCA循環。因時程延遲並可能耽誤後面專案工作項目，務必向後續負責同事提前告知、判斷是否尋求協助及早因應。若客戶在等待答覆，PM也需提供合理的解釋，並告知已採取的措施、降低客戶的疑慮。
