專案經理應該避免的6種專案處理方式、行為
專案經理執行專案的過程不應該有哪些處理方式呢？這些處理方式會降低溝通效率、影響團隊信任、增加專案成本、不利結案，本文整理6種專案經理應避免的行為及提供筆者建議。
以下情境對話─
客戶告知專案經理（以下簡稱PM）說：「你們家系統有問題喔！」
PM告訴工程師：「客戶說我們家系統有問題耶」
上述情境對話中因缺乏足夠、明確資訊，PM可能被工程師反問：「哪一個客戶的系統？客戶操作出了什麼問題？系統有跳錯誤訊息嗎？」不但無法及時解決問題、增加雙方來回溝通時間，還可能降低專案團隊成員對PM的信任感。
身為一名PM切勿直接把來自客戶或上司主管的一段話、需求、交辦事項原封不動交辦給其他專案團隊成員，這種處理方式只是個「傳話筒」，會降低專案溝通效率。PM應先消化內容、依照指示做出判斷、確認是否有遺漏的資訊，經過轉化、補足才能成其他專案團隊成員需要的資訊，順利解決問題。
在本段情境對話中PM應提供以下訊息給工程師：「某某公司的ERP系統，客戶點擊匯出訂單Excel資料按鈕介面沒有反應」這樣是不是明確多了呢？
向客戶索取專案製作資料是PM的工作之一，為了避免拿到錯誤資料、資料格式問題無法使用、未經整理的資料，上述情況都會讓專案團隊無法順利執行反倒增加工時，從客戶手中拿到資料後PM記得做以下檢查：
其中第(3)點判斷上可能會有些許困難，若不是很確定可以向客戶再次詢問。
有時候客戶提供的資料過於零散，PM可以花點時間製作資料格式規範、準備資料清單，請客戶依照清單與格式提供、整理資料。雖然需額外花費PM一點時間，但可有效降低拿到錯誤資料機率、節省專案溝通時間。
您是否常遇到以下狀況？
專案團隊成員說：「怎麼跟專案起始計畫不同？這裡為什麼要變更？」
檢查專案工作項目發現製作品質不佳漏東漏西
專案成品進度被客戶退件、並且說：「這跟我們預期的方向不同」
會發生上列狀況可能是PM未清楚向專案團隊成員說明製作需求，或者沒有與客戶充分溝通、了解需求。一個專案進行的順暢與否除了仰賴專案團隊的努力、還有團隊間溝通流暢度。
召集所有專案製作人員舉行專案會議雖可確保彼此接收到相同的資訊，跨部門直接溝通也能即時解決問題，但時常舉行專案會議反而降低製作效率，此時就有賴於PM私下與專案成員的溝通。PM必須確保來自客戶的需求、專案製作內容、臨時變更能讓當前工作項目負責人員接收、理解，以利維持專案產出品質。
PM在初期計畫階段應審慎規劃、安排，遇到較複雜、缺乏相關製作經驗的專案，筆者建議向團隊成員、主管請益，集結眾人之力共同評估，避免出現錯誤規劃、工作時程評估失當情形。錯誤規劃容易造成溝通阻礙、專案成本增加、無法順利進行專案的窘境。
PDCA循環（PDCA Cycle）內的檢查（Check）任務為PM職責，主要檢查專案團隊執行（Do）的工作項目是否有在專案時程進度內、製作內容是否有誤、符合公司品質規範，若有狀況需要立即安排補救措施。
雖然可設定軟體工具依照時程提醒檢查，但PM工作相當繁雜常常會有突發狀況，工具提醒的當下可能無法立即執行檢查動作，或沒有做足檢查動作就交付給客戶或下一工作階段負責同事。當錯誤沒有被即時發現，可能降低客戶對公司、PM的信任感；繼續接手的同事也未發現錯誤，後續需花費更多時間修正、增加專案成本，非常不利專案。
客戶：「這個專案可以提前一個月開發完成嗎？」、「突然想要加一個功能，可以嗎？」
製作團隊：「可以幫我壓縮設計部的專案時間嗎？我們部門需要多一點製作時間」
合作廠商：「不好意思我們這邊出了一點狀況，可以延後交件時間嗎？」
與專案所有利害關係人（註一）溝通是PM工作之一，常常遇到臨時狀況、超出專案範疇以外的需求，PM應該如何因應呢？筆者的做法是不立即回應，如果在可接受範圍內，會先與其他利害關係人溝通、尋找解決方法，例如修改專案時程、增加專案製作經費或人力、同意展延專案時程等。
遇到真的無法處理的狀況，回應對方時請不要只有「拒絕」，只有「拒絕」兩個字聽在對方耳裡可能感到不舒服、且不利後續專案溝通。筆者的做法是提供一個理由說辭、婉轉地拒絕，讓對方理解困難點、並感受到PM有盡力幫忙的誠意，這考驗著PM說話的藝術。
※ 註一：利害關係人（Stakeholders）泛指專案客戶、製作團隊、外部合作廠商、使用者
不能只是個「傳話筒」
以下情境對話─
客戶告知專案經理（以下簡稱PM）說：「你們家系統有問題喔！」
PM告訴工程師：「客戶說我們家系統有問題耶」
上述情境對話中因缺乏足夠、明確資訊，PM可能被工程師反問：「哪一個客戶的系統？客戶操作出了什麼問題？系統有跳錯誤訊息嗎？」不但無法及時解決問題、增加雙方來回溝通時間，還可能降低專案團隊成員對PM的信任感。
身為一名PM切勿直接把來自客戶或上司主管的一段話、需求、交辦事項原封不動交辦給其他專案團隊成員，這種處理方式只是個「傳話筒」，會降低專案溝通效率。PM應先消化內容、依照指示做出判斷、確認是否有遺漏的資訊，經過轉化、補足才能成其他專案團隊成員需要的資訊，順利解決問題。
在本段情境對話中PM應提供以下訊息給工程師：「某某公司的ERP系統，客戶點擊匯出訂單Excel資料按鈕介面沒有反應」這樣是不是明確多了呢？
專案製作資料沒有再檢查
向客戶索取專案製作資料是PM的工作之一，為了避免拿到錯誤資料、資料格式問題無法使用、未經整理的資料，上述情況都會讓專案團隊無法順利執行反倒增加工時，從客戶手中拿到資料後PM記得做以下檢查：
- (1) 是否為本次專案製作相關資料？
- (2) 資料是否還有缺漏？
- (3) 初判裡面的資料是否可直接使用？
其中第(3)點判斷上可能會有些許困難，若不是很確定可以向客戶再次詢問。
有時候客戶提供的資料過於零散，PM可以花點時間製作資料格式規範、準備資料清單，請客戶依照清單與格式提供、整理資料。雖然需額外花費PM一點時間，但可有效降低拿到錯誤資料機率、節省專案溝通時間。
未清楚溝通、傳達專案製作需求
您是否常遇到以下狀況？
專案團隊成員說：「怎麼跟專案起始計畫不同？這裡為什麼要變更？」
檢查專案工作項目發現製作品質不佳漏東漏西
專案成品進度被客戶退件、並且說：「這跟我們預期的方向不同」
會發生上列狀況可能是PM未清楚向專案團隊成員說明製作需求，或者沒有與客戶充分溝通、了解需求。一個專案進行的順暢與否除了仰賴專案團隊的努力、還有團隊間溝通流暢度。
召集所有專案製作人員舉行專案會議雖可確保彼此接收到相同的資訊，跨部門直接溝通也能即時解決問題，但時常舉行專案會議反而降低製作效率，此時就有賴於PM私下與專案成員的溝通。PM必須確保來自客戶的需求、專案製作內容、臨時變更能讓當前工作項目負責人員接收、理解，以利維持專案產出品質。
錯誤規劃、時程安排
先前的文章「專案經理的專案啟動、四大工作項目與流程」有介紹PM的工作大致可用PDCA循環（PDCA Cycle）概括，PDCA分別是計畫（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、行動（Act）。PM於計畫（Plan）階段需要擬定各項專案管理計畫，包含人力資源規劃、專案時程表、驗收標準、成本與風險預估、應交付成果等。PM在初期計畫階段應審慎規劃、安排，遇到較複雜、缺乏相關製作經驗的專案，筆者建議向團隊成員、主管請益，集結眾人之力共同評估，避免出現錯誤規劃、工作時程評估失當情形。錯誤規劃容易造成溝通阻礙、專案成本增加、無法順利進行專案的窘境。
忘記檢查專案進度、工作項目
PDCA循環（PDCA Cycle）內的檢查（Check）任務為PM職責，主要檢查專案團隊執行（Do）的工作項目是否有在專案時程進度內、製作內容是否有誤、符合公司品質規範，若有狀況需要立即安排補救措施。
雖然可設定軟體工具依照時程提醒檢查，但PM工作相當繁雜常常會有突發狀況，工具提醒的當下可能無法立即執行檢查動作，或沒有做足檢查動作就交付給客戶或下一工作階段負責同事。當錯誤沒有被即時發現，可能降低客戶對公司、PM的信任感；繼續接手的同事也未發現錯誤，後續需花費更多時間修正、增加專案成本，非常不利專案。
無法婉轉地拒絕、說NO
客戶：「這個專案可以提前一個月開發完成嗎？」、「突然想要加一個功能，可以嗎？」
製作團隊：「可以幫我壓縮設計部的專案時間嗎？我們部門需要多一點製作時間」
合作廠商：「不好意思我們這邊出了一點狀況，可以延後交件時間嗎？」
與專案所有利害關係人（註一）溝通是PM工作之一，常常遇到臨時狀況、超出專案範疇以外的需求，PM應該如何因應呢？筆者的做法是不立即回應，如果在可接受範圍內，會先與其他利害關係人溝通、尋找解決方法，例如修改專案時程、增加專案製作經費或人力、同意展延專案時程等。
遇到真的無法處理的狀況，回應對方時請不要只有「拒絕」，只有「拒絕」兩個字聽在對方耳裡可能感到不舒服、且不利後續專案溝通。筆者的做法是提供一個理由說辭、婉轉地拒絕，讓對方理解困難點、並感受到PM有盡力幫忙的誠意，這考驗著PM說話的藝術。
※ 註一：利害關係人（Stakeholders）泛指專案客戶、製作團隊、外部合作廠商、使用者
